Estatutos Capítulo ELSO Latinoamérica – ELSO LATAM
Preambulo
Los siguientes estatutos estan sujetos a los propósitos y directrices de la “Extracorporeal Life Support Organization, ELSO”, Organización sin ánimo de lucro con sede en Michigan Estados Unidos. ELSO es un consorcio internacional de centros médicos, profesionales de la salud y cientificos que activamente utilizan tecnologia de soporte vital avanzado, mantienen un registro de casos, proporcionan educacion en el campo del soporte vital extracorporeo, realizan investigación científica en esta area y colabora con otras organizaciones científicas, gubernamentales y privadas para el desarrollo y aplicación clínica eficaz de estas tecnologias.
Articulo 1- Nombre
El capítulo recibe el nombre de ELSO LATAM y se refiere a ELSO Latinoamérica.
Articulo 2- Propósito
ELSO LATAM se establece y debe ser operada exclusivamente como una entidad sin ánimo de lucro comprometida con la investigación, educación y soporte a los centros médicos que aplican la tecnologia para el soporte vital avanzado en América Latina. Elso LATAM comparte la misión y visión de ELSO y desarrolla todas las actividades que sean apropiadas para cumplir esa visión y misión. ELSO LATAM no debe desarrollar ninguna actividad que no este relacionada o no sea apropiada para cumplir la misión y la visión de ELSO. ELSO LATAM no debe desarrollar ninguna actividad que sea considerada con ánimo de lucro y todas los ingresos y utilidades de su operación deben invertirse en actividades que sean apropiadas para cumplir la misión y la visión de ELSO.
Articulo 3- Oficinas
ELSO LATAM no tiene residencia u oficina registrada en ningún pais de latinoamérica. Recibe apoyo administrativo y gerencial de la dirección ejecutiva de ELSO en el estado de Michigan.
Articulo 4- Manejo de bienes
Los bienes y propiedades de ELSO LATAM de dedican única y exclusivamente con propósitos de no lucro. Ninguno de los bienes, propiedades, ingresos y utilidades de ELSO LATAM conseguidos en su ejercicio o en caso de liquidación puede generar beneficio a los directivos y miembros de ELSO LATAM ni a ninguna empresa o corporación diferente a ELSO LATAM. En caso de disolución las propiedades y bienes de ELSO LATAM pasarán a la oficina central de ELSO para uso de acuerdo con sus estatutos.
Ingresos
Los ingresos de ELSO LATAM se obtienen de actividades académicas, científicas, y de afiliaciones de sus miembros incluyendo, pero no limitadas a las siguientes:
- El 25% de las afiliaciones y pago anual de los centros y miembros de ELSO de los países de Latinoamérica.
- El 7% de los ingresos brutos de los cursos realizados por sus miembros en Latinoamérica que sean certificados oficialmente por ELSO.
- El 100% de las utilidades de las actividades académicas organizadas directamente por ELSO LATAM.
- El 100% de las utilidades de los congresos de ELSO LATAM.
- El 100% de las utilidades de los libros de ELSO traducidos al español
- Las actividades académicas o científicas realizadas en asociación con otras organizaciones deben reportar un porcentaje de las utilidades como ingresos de ELSO LATAM de acuerdo con lo que en justicia corresponda al valor agregado por nuestra organización y de acuerdo con la decisión de la junta directiva
Uso de bienes
El uso de los bienes de ELSO LATAM se establece en el presupuesto anual presentado y aprobado por la Junta Directiva. Los gastos y el movimiento de bienes deben tener aprobación del presidente y el director financiero de ELSO LATAM.
Los bienes de ELSO LATAM se manejan de dos maneras:
- Una cuenta administrada por la dirección ejecutiva de ELSO en estados unidos y cuyos movimientos se realizarán previa aprobación del presidente y el director financiero de ELSO LATAM.
- Por los centros de ELSO que realicen actividades como cursos oficiales o congresos de ELSO los cuales pueden retribuir a ELSO LATAM sus obligaciones por medio de pagos de servicios, desplazamientos para congresos o entrenamientos de expositores o actividades logísticas relacionadas con la misión y la visión de ELSO y únicamente después de presentar estados financieros y recibir aprobación del presidente y el director financiero de ELSO LATAM.
- ELSO LATAM puede constituir una cuenta en algún país miembro con aprobación del Steering committe
Articulo 5- Junta Directiva
Responsabilidades
ELSO LATAM es gobernado por su junta directiva quien también lidera el steering committee. La junta tiene la responsabilidad de establecer las políticas y directivas de la organización, establece las prioridades de ejecución, designa y delega funciones en oficiales y miembros de ELSO LATAM para implementar estas políticas de acuerdo con estos estatutos.
Miembros de la junta
La junta directiva está conformada por cinco miembros:
- El presidente en ejercicio de ELSO LATAM quien ejerce como presidente de la junta directiva (electo por votación de los directores de los centros ELSO por un periodo de dos años)
- Presidente electo para el siguiente periodo (electo por votación de los directores de los centros ELSO por un periodo de dos años)
- El expresidente inmediatamente anterior
- Dos miembros representantes del concejo de gobierno (electo por el steering committee por un periodo de un año)
La junta directiva tendrá un director ejecutivo que será siempre el presidente en ejercicio, un director financiero y un secretario que se nombrarán entre los miembros de la junta. Ningún miembro de la junta podrá asumir más de un cargo.
Los miembros de la junta pueden ser reelegidos por dos periodos consecutivos. En caso de vacancia de alguno de los miembros la junta directiva puede nombrar por mayoría un remplazo mientras se termina el periodo en vacancia.
Obligaciones de los miembros de la junta
Presidente
EL presidente preside todas las reuniones de la junta directiva y del steering committee. El presidente esta autorizado a ejecutar en nombre de ELSO LATAM los contratos, convenios y acuerdos que sean autorizados por la junta directiva. En estos documentos la firma autorizada por parte de ELSO LATAM es la firma del presidente.
- Debe supervisar y dirigir las actividades y operaciones de ELSO LATAM bajo el control, asesoría y consentimiento de la junta directiva
- Debe mantener a la junta directiva completamente informada de las actividades de ELSO LATAM
- Debe vigilar que los proyectos aprobados por la junta se desarrollen de acuerdo con los objetivos aprobados
- Debe representar y ser la voz de ELSO LATAM
- Es responsable de contratar o despedir el personal que labore para ELSO LATAM
- Es el responsable de manejar los recursos de ELSO LATAM de acuerdo con el presupuesto y con la aprobación del director financiero
- Es responsable de contratar los servicios requeridos para la operación de ELSO LATAM y de firmar los convenios o contratos que realice ELSO LATAM
Director financiero
El director financiero es responsable de mantener los recursos y propiedades de ELSO LATAM asegurando un registro preciso de activos, pasivos, ingresos, gastos, utilidades, pérdidas de acuerdo con las normas contables aceptadas. Debe presentar un informe financiero anual a la junta y al steering committee.
El director financiero es responsable de garantizar los ingresos de acuerdo con los estatutos
El director financiero es responsable de vigilar que los recursos se utilicen siguiendo las directrices de estos estatutos y en cumplimiento de el presupuesto aprobado por la junta directiva
El director financiero asume las obligaciones del presidente en caso de ausencia o inhabilidad
Secretario
El secretario debe custodiar los registros y documentos de ELSO LATAM. Es su obligación escribir y enviar las minutas de la junta y del steering committee a más tardar una semana después de las reuniones
Vacancias
La vacancia de un miembro de la junta directiva puede ocurrir en cualquiera de las siguientes situaciones
- Muerte de uno de sus miembros
- Renuncia presentada por escrito al secretario de la junta
- Declaración de vacancia en caso de que alguno de sus miembros sea declarado culpable de algún delito.
- Falla en asistir a más de tres reuniones de la junta.
- Imposibilidad del concejo de gobierno en elegir un miembro de la junta
- Decisión de la junta directiva por mayoría de retirar alguno de sus miembros
Compensaciones
Los miembros de la junta no recibirán compensación diferente a los gastos generados por desplazamiento y acomodación. Los miembros de la junta, así como los demás miembros de ELSO LATAM pueden recibir pagos por otras actividades de ELSO LATAM cuando se presten servicios profesionales y esta compensación sea razonable y está aprobada dentro del presupuesto de ELSO.
Reuniones
La junta se reunirá cuatro veces al año de manera presencial o virtual. El presidente o tres miembros de la junta pueden solicitar reuniones extraordinarias informando a los miembros con al menos una semana de anterioridad.
Minutas
El secretario de la junta debe presentar una minuta de la reunión la cual debe ser aprobada vía mail por los asistentes y enviadas almacenada en el libro de minutas a más tardar una semana después de la reunión de la junta.
Quorum
La participación de al menos tres miembros de la junta constituye quorum para la toma de decisiones. Las decisiones se aprueban por mayoría simple. En caso de presentarse empate en la votación el voto del presidente de la junta será decisorio. Se considera presente en la reunión los miembros de la junta que se conecten a la teleconferencia o que participen por vía telefónica.
Articulo 6- Steering Committee
La junta directiva ejerce las funciones de comité directivo del steering committe. El steering committe se reunirá una vez al año.
Responsabilidades del steering committe
- Definir la estrategia de ELSO LATAM
- Definir las fuentes de ingresos de ELSO LATAM
- Crear y empoderar comités para definir las estrategias y asesorar a la junta directiva
- Determinar las prioridades de ELSO LATAM y los programas para implementarlos
- Definir la estrategia de comunicación de ELSO LATAM
- Nominar los miembros de la junta y del steering committee para cada periodo presentando al menos dos candidatos para cada posición
- Adoptar y modificar los estatutos de ELSO LATAM de acuerdo con las necesidades de la organización
Miembros del steering committee
- Los miembros de la junta directiva
- Los directores de los seis comités operativos de ELSO LATAM
a-Datos y registro
b-Conferencia
c-Protocolos e Investigación
d-Comunicaciones
e-Equipos y técnicas
f-Educación y logística
Perfusión y enfermería deben estar representadas por miembros de estas profesiones en al menos dos direcciones de comité operativo. Ningún país debe tener más de tres miembros del steering committee. Los miembros deben ser miembros activos y desempeñar roles de liderazgo en sus respectivos centros.
Términos de los miembros
Los miembros serán elegidos por un periodo de dos años con posibilidad de ser reelegidos una vez. Cada comité operativo debe tener un director y un director suplente. Es obligación del steering committee nominar al menos dos candidatos a cada posición incluyendo el de presidente electo. Se realizará la elección por votación de los miembros de ELSO LATAM con un voto por cada centro activo.
Minutas
El secretario de el comité ejecutivo preparará una minuta de la reunión del steering committee y la enviará por correo a los miembros a mas tardar una semana después de la reunión. Las minutas serán archivadas y estarán disponibles para cualquier miembro de ELSO LATAM.
Quorum
Se considera quorum decisorio la presencia de seis miembros del steering committee. Si alguna votación resulta en empate el voto decisorio lo tendrá el presidente. En caso de no existir quorum se podrá citar nueva reunión hasta conseguir el quorum. Se consideran presentes los miembros que se conecten por teleconferencia o por llamada telefónica.
Articulo 6- Otros comités
El steering committee pude conformar comités asesores para recomendar cambios en los estatutos o diseño de estrategias o implementación de proyectos. Estos comités pueden incluir personas que no hagan parte de la junta o inclusive que no sean miembros de ELSO LATAM. Sin embargo, deben tener al menos un miembro de la junta y un miembro del steering committee. Estos comités no pueden tomar decisiones y su rol es producir documentos con recomendaciones.
Articulo 7- Miembros de ELSO LATAM
Miembros institucionales
Se consideran miembros institucionales los programas de soporte vital extracorporeo de latinoamérica que porten casos al registro de ELSO con al menos un caso anual y que cancelen oportunamente su afiliación a ELSO. En caso de no pagar la aficiación en el término de un año se considera el centro inactivo
Cada centro institucional tiene un voto para las elecciones de miembros del steering committee el cual será definido por el director médico del centro o la persona que el designe.
Los miembros del programa com son el director, los codirectores, el coordinador y los especialistas en ECMO pueden participar en las actividades de ELSO LATAM. Los roles de liderazgo de la organización pueden ser realizados por los líderes de cada centro.
Miembros corporativos
Las organizaciones educativas o de la industria relacionadas a la investigación o desarrollo de dispositivos de ECMO pueden afiliarse como miembros corporativos y pueden participar de las actividades de ELSO LATAM que no incluyan roles de liderazgo. Los miembros corporativos no tendran voto en las desiciones de ELSO
Miembros individuales
Los especialistas en ECMO, investigadores o miembros de organizaciones cientificas o gubernamentales realzionada a ELSO pueden afiliarse como miembros individuales. Estos miembros pueden participar activamente de todas las actividades y roles de ELSO LATAM pero no tienen derecho a voto en las elecciones de los miembros del steering committee.
Articulo 8- estandares de conducta
Los miembros de ELSO LATAM que ejerzan en la junta o en el steering committee deben desempeñarse de manera diligente y buscando el mejor interés de la organización de acuerdo a la visión y la misión de ELSO LATAM. Al examinar sus acciones estas deben corresponder al ejercicio prudente y razonable de cualquier persona con la información disponible en ese momento y bajo circunstancias similares.
ELSO LATAM no entregará dinero o propiedades a ninguno de sus miembros en calidad de prestamo. Los miembros de ELSO LATAM puden recibir compensación por sus gastos en ejercicio de actividades directamente relacionadas con la operación de ELSO LATAM o como remuneración de servicios dentro de la misión de ELSO y previa aprovacion presupuestal de la junta directiva.
Conflictos de interés
Esas póliticas buscan proteger los intereses de ELSO LATAM cuando las transacciones o desiciones puedan beneficiar el interés particular de uno de sus miembros y esta transacción o decisión puede producir un detrimento de los intereses de ELSO LATAM.
Obligación de revelar los conflictos de interés
En coneccion con cualquier conflicto de interés actual o potencial la persona interesada debe informar de los hechos que generan el probable beneficio personal de manera completa a los miembros de la junta directiva antes de la toma de cualquier decisión relacionada con este conflicto.
Despues de presentar los hechos relacionados con el posible conflicto de interés la persona interesada debe abandonar la reunion y los miembros desinteresados deben discutir y decidir si existe un conflicto de interés
En caso de existir un conflicto de interés en alguna transaccion o decisión del comité ejecutivo se debe elegir una persona o comité desinteresado que evalue las alternativas a la transacción propuesta y el comité directivo debe establecer si existe alguna ventaja para ELSO LATAM en tomar una desición alternativa. Por mayoria de votos de los miembros desinteresados se debe siempre elegir la alternativa que tenga mayor ventaja para los intereses de ELSO LATAM y se debe dejar constancia de este conflicto, de el procedimiento realizado y de las razones de la toma de desición.
La falla para declarar un conflicto de interés debe ser evaluada por la junta directiva para definir si se debe tomar una accion correctiva o disciplinaria previa explicacion de la persona interesada.
Declaración de conflicto de intereses
Cada miembro de la junta o del steering committee debe completar y firmar un documento donde reconoce que ha leido esta politica de conflicto de interés, acepta esta política y declara los potenciales conflictos de interés que tenga.
Mimbros
Articulo 9- Ejecución de instrumentos corporativos
Se reconoce como designado oficial para firma de documentos de ELSO LATAM al presidente. Las transferencias de dinero desde la cuenta de ELSO LATAM administrada en Estados Unidos o la aprobación de manejo de recursos desde los centros afiliados como compensación por ingresos de cursos oficiales de ELSO o congresos debe hacerse con autorización firmada de el presidente y el del director financiero.
Los pagos, inversiones o transferencias eben ser firmadas por el presidente y el director financiero y deben ajustarse a el presupuesto aprobado por la junta directiva.
Articulo 10- Registros y reportes
Estatutos de ELSO LATAM
Los estatutos aprobados por el steering committe y sus modificaciones deben ser enviados en un archivo digital a la oficina central de ELSO y se deben tener disponibles por el secretario para inspección de cualquier miembro de ELSO LATAM
Registros corporativos
El secretario de ELSO debe tener un archivo digital actualizado con las minutas de las reuniones de la junta y del steering committee. Estos registros se deben enviar por via digital a la oficina central de ELSO. Los convenios, contratos y documentos aprobados y firmados en nombre de ELSO LATAM deben reposar tambien en un archivo digital y deben ser enviados tambien a la oficina central de ELSO
Estados financieros
El director financiero debe preparar y presentar un informe financiero anual en la reunion del steering committeede conformidad con los principios contables aceptados. Este informe una vez aporbado en reunion se enviará a las oficinas centrales de ELSO
Articulo 11- Cambios y revisiones de los estatutos
Estos estatutos pueden ser adoptados o modificados por el voto aprobatorio de al menos 6 miembros del steering committee en una reunion oficial citada con tal fin. Las modificaciones y revisiones se deben presentar con un documento donde se justifiquen las razones para el cambio propuesto.